1. Chuẩn bị

Căn cứ vào nội dung, yêu cầu, chủ đề, người trình bày phải chuẩn bị, với các việc cụ thể sau:

a) Nghiên cứu chủ trương chuẩn bị tài liệu, tư liệu

Các văn bản, tài liệu, tư liệu đều là các thông tin cho người trình bày. Thông tin được chọn lọc thành ba loại, được sử dụng theo yêu cầu khác nhau:

- Thông tin phải biết là những điều cần phải cung cấp để người nghe nắm được vấn đề đặt ra. Người nói phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin, tư liệu này.

- Thông tin cần biết là những điều chứng minh rõ thêm, số liệu làm phong phú thêm cho vấn đề phải trình bày.

- Thông tin nên biết là những tư liệu, thực tế và mô hình, số liệu làm phong phú thêm cho vấn đề phải trình bày.

Người trình bày chuẩn bị thêm các tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị, sơ đồ minh họa... sẽ giúp cho người nghe dễ hiểu hơn.

b) Tìm hiểu đời tượng nghe trình bày để chuẩn bị cho thích hợp

Trước hết, để thể hiện tôn trọng người nghe, người trình bày phải nghiêm túc chuẩn bị. Cần chuẩn bị để trình bày cho phù hợp với đối tượng nghe. Ví dụ:

- Với người lao động, cần nói cụ thể, gắn với cuộc sống thực tế hằng ngày.

- Với cán bộ đang công tác thì trình bày có căn cứ lý lẽ, có văn bản, số liệu và ví dụ cụ thể, phải nói cho chính xác, chọn lọc, có độ tin cậy.

- Với thanh niên, sinh viên, học sinh việc trình bày sẽ có kết quả nếu được thể hiện súc tích, dí dỏm, có ý tưởng đẹp, bay bổng; giữa người nói và người nghe cần có sự giao lưu, hòa nhập.

Với các nhà nghiên cứu, người có tri thức rộng nên lưu ý trình bày khiêm tốn, mạch lạc, chuẩn xác.

c) Nắm rõ điều kiện, hoàn cảnh trình bày                                 

Đó là các chi tiết: số người nghe; thời gian bắt đầu và thời gian được trình bày; hội trường, phòng họp, sân bãi; loa, đèn, bảng, bục, nơi đứng trình bày; môi trường khí hậu; v.v..

Người trình bày nên biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục những gì bất lợi.

2. Chọn phương án, bố cục trình bày

a) Chọn phương án trình bày

Có hai phương án để trình bày một vấn đề:

- Một là, lựa chọn để trình bày một số nội dung quan trọng; đó là những điểm mới, những vấn đề nhiều người đang quan tâm, những căn cứ và sự điều chỉnh chủ trương mới, những giải pháp cần tập trung chỉ đạo…

- Hai là, trình bày theo trình tự văn bản, chủ trương ban hành. Phương án này thường dùng khi truyền đạt chỉ thị, nghị quyết. Các tài liệu, tư liệu soạn thảo theo trình tự văn bản để làm rõ nội dung của vấn đề trình bày.

b) Bố cục trình bày

Nói chung, nên trình bày thành ba phần:

- Phần giới thiệu: nói rõ ý định của người trình bày; cách giới thiệu (theo trình tự hoặc chọn vấn đề); đề cương chung; phần nào nói kỹ…

- Phần nội dung: theo đề cương chuẩn bị để trình bày. Cần lưu ý: thực hiện chặt chẽ thời gian từng phần để không bị "cháy bài"; gợi ý cho người nghe đặt câu hỏi với người trình bày để được giải đáp.

- Phần kết luận: tóm tắt những ý chính, vấn đề quan trọng; trả lời các câu hỏi mà người nghe nêu ra; chào và cảm ơn các đại biểu dự.

Người trình bày cần sắp xếp sao cho kết thúc nội dung đúng giờ hoặc sớm hơn ít phút so với thời gian quy định; khoảng thời gian còn lại dành để trao đổi, căn dặn lại những vấn đề cần làm tiếp theo ở đơn vị đã tổ chức buổi sinh hoạt.

3. Những điều cần lưu ý đối với người trình bày, báo cáo, truyền đạt

a) Khi dùng ngôn ngữ nói

- Nói chậm rãi, mạch lạc, rõ ràng, thay đổi ngữ điệu (nhanh, chậm, cao, thấp) tùy lúc để lôi cuốn người nghe.

- Dứt đoạn, đứt mạch theo các phần, kết hợp với thay biểu bảng, ghi đề mục, nhắc lại đề cương, v.v.. Nếu kéo quá dài sẽ gây mất tập trung, phân tán.

- Xử lý các tình huống buồn tẻ, ồn ào, phân tán bằng cách nêu câu hỏi gợi ý, ví dụ bằng câu chuyện cụ thể…

- Nói quá to dễ gây khó chịu, nói đều đều dễ gây buồn ngủ.

b) Khi dùng ngôn ngữ không lời

- Khi trình bày cần có tư thế tự nhiên, thoải mái và tự tin.

- Quan sát người nghe để họ thiện cảm, khích lệ họ.

- Bình tĩnh, vui tươi, chân thành, lịch sự.

- Trang phục phù hợp (đứng đắn, không sặc sỡ, không cẩu thả); trước khi xuất hiện nhớ kiểm tra lại áo quần, đầu tóc.

- Có thể dùng động tác tay để diễn tả, nhấn mạnh khi trình bày.

c) Một số điều cần lưu ý thêm

- Gây thiện cảm bằng sự cởi mở, chân thành để vượt qua "giây phút khó khăn ban đầu”.

- Kể câu chuyện hay đúng chủ đề dễ gây ấn tượng tốt.

- Danh ngôn tục ngữ, thành ngữ thay cho lời lý giải, nếu biết dùng đúng lúc, đúng chỗ.

- Những lỗi thông thường dễ gây nên bàn tán, bình luận như: nói lắp, nói ngọng, đệm tiếng nước ngoài, gãi đầu, gõ lên bàn, chỉ tay vào người nghe…

- Đoạn kết thúc là đỉnh cao, gây ấn tượng cho cả cuộc trình bày, nên chọn lọc lời kết thúc để bày tỏ tình cảm của diễn giả với người nghe.

4. Trao đổi, phản hồi, giải đáp

Trình bày, truyền đạt mới có ý nghĩa mở đầu một vấn đề, một chủ trương tại một địa điểm, một cơ sở. Do vậy nên làm một số công việc tiếp theo:

- Ngay lúc trình bày cần: giải đáp các câu hỏi của người nghe; hướng dẫn việc làm tiếp; gợi ý triển khai và nếu cần phải xử lý tình huống nảy sinh.

- Nếu có thể, người trình bày nên theo dõi các thông tin phản hồi, gồm: góp ý của người nghe; kết quả triển khai tiếp tục; hiệu quả thực hiện vấn đề đã trình bày.

Đó chính là cách làm thiết thực để tích lũy và nâng cao trình độ công tác dân vận của mỗi cán bộ.