1. Các loại hội nghị

Tạm xếp thành bốn loại hội nghị sau:

a) Tọa đàm, trao đổi, tiếp xúc: là những cuộc gặp gỡ sinh hoạt, quy mô không rộng, không lệ thuộc nghi thức; để một số người trao đổi về công việc, chủ trương, hoạt động hoặc chuyên đề, nhằm chuẩn bị cho các báo cáo, nhận định hoặc trù bị cho hội nghị có phạm vi rộng

b) Hội thảo chuyên đề: thường là cuộc trao đổi, thảo luận sâu một vấn đề trong công tác nghiên cứu; phân tích, tranh luận những ý kiến khác nhau, dự báo xu hướng phát triển của vấn đề đặt ra trong công tác dân vận và đời sống xã hội.

c) Hội nghị giao ban: là các cuộc họp định kỳ (tuần, tháng, quý...) để kiểm điểm việc đã làm: phản ánh thông tin cập nhật; đôn đốc, nhắc nhở công việc trong thời gian sắp tới.

d) Hội nghị triển khai, sơ kết, tổng kết công tác: là hội nghị của một cấp bộ, một tổ chức để phổ biến chủ trương hoặc chương trình công tác; nhìn nhận, đánh giá hoạt động của tổ chức qua một thời gian nhất định; được đặt trong kế hoạch chỉ đạo của cơ quan, tổ chức. Hội nghị do tập thể chỉ đạo, được chuẩn bị chu đáo về nội dung, có nghi thức phù hợp. Các Ban Dân vận là cơ quan tham mưu, giúp cấp ủy đảng chuẩn bị các hội nghị quan trọng về công tác dân vận để hướng dẫn triển khai, sơ kết, tổng kết về công tác dân vận; dân tộc, tôn giáo, công tác đoàn thể...

2. Các hình thức tổ chức hội nghị

- Hội nghị trực tiếp: là hội nghị đại biểu ngồi dự trực tiếp tại hội trường.

- Hội nghị trực tuyến: là hội nghị thông qua các điểm cầu bằng việc kết nối thông tin mạng; đại biểu ngồi dự tại những điểm cầu tại các địa điểm khác nhau.

3. Chuẩn bị và tiến hành hội nghị

Mỗi hội nghị có đối tượng tham dự, phạm vi quy mô và yêu cầu riêng, được cụ thể hóa vào chương trình, nội dung của hội nghị. Nói chung, mỗi hội nghị đều qua những bước thực hiện sau:

a) Chuẩn bị

Đơn vị hoặc cá nhân được phân công phải lập kế hoạch tiến hành cuộc hội nghị (tọa đàm, hội thảo, sơ kết, tổng kết...). Nội dung kế hoạch thể hiện rõ:

- Chủ đề, yêu cầu của hội nghị;

- Dự kiến thời gian, địa điểm họp, có tính tới các yếu tố tạo thuận lợi nhất cho đa số đại biểu dự. Trong đó, thời gian cụ thể theo ngày, buổi họp (giờ bắt đầu, giờ giải lao, giờ kết thúc...) phù hợp với công việc của địa phương, cơ sở;

- Phân công chuẩn bị nội dung chính của hội nghị.

Ví dụ: Báo cáo sơ kết, phát biểu đề dẫn, gợi ý tọa đàm. Bộ phận chuẩn bị phải trao đổi kỹ các văn bản dự thảo và những vấn đề nêu ra thảo luận tại hội nghị.

- Chuẩn bị mời dự hội nghị:

+ Số lượng, đối tượng mời dự;

+ Tài liệu kèm theo để đại biểu nghiên cứu trước;

+ Gợi ý thảo luận;

+ Điều kiện phục vụ sinh hoạt của đại biểu dự (nếu cần).

Với một số đại biểu có cương vị quan trọng, có báo cáo tại hội nghị, nơi chỉ đạo điểm, v.v.., thì ngoài giấy mời, Ban tổ chức hội nghị nên trao đổi qua điện thoại để nắm chắc khả năng có mặt của các đại biểu.

- Chuẩn bị cơ sở vật chất của hội nghị: hội trường, ăn, nghỉ của đại biểu, in ấn tài liệu…

Nếu là hội nghị trực tuyến, phải có phân công liên hệ, phối hợp chặt chẽ với các điểm cầu về công tác chuẩn bị hội nghị.

b) Tiến hành hội nghị

Khi dự kiến chương trình và điều kiện hội nghị, dù là loại hình hội nghị nào, cũng phải làm rõ ba vấn đề:

- Thủ tục: là phần mở đầu để nói rõ lý do mời họp; đai biểu dự; nội dung chương trình; thời gian tiến hành; cách làm việc; người chủ trì; các loại tài liệu.

Ở hội nghị yêu cầu sự trang trọng (như sơ kết, tổng kết của Ban Chấp hành) thủ tục thường được tách ra thành các phần: giới thiệu đại biểu và khai mạc hội nghị, do hai đồng chí được phân công thực hiện.

- Nội dung: là phần chính, rất quan trọng, được sắp xếp theo trình tự:

+ Báo cáo chính của hội nghị (triển khai, sơ kết, tổng kết, đề dẫn...);

+ Phát biểu, thảo luận, tranh luận: có thể chia tổ hoặc phát biểu chung tại hội trường; xếp đặt cho hợp lý các bài phát biểu (với người có chuẩn bị và người xin đăng ký phát biểu tại hội nghị); người chủ trì có thể nêu câu hỏi, gợi ý thêm qua các ý kiến thảo luận.

- Tóm tắt, kết luận: Tùy theo yêu cầu của hội nghị (tọa đàm, trao đổi, hội thảo, sơ kết, tổng kết...) phần cuối phải tóm tắt lại một số ý kiến để kết luận hội nghị. Nội dung phần kết luận gồm:

+ Những điều đã đi tới thống nhất (chủ trương, công việc, ý kiến khác nhau đã làm rõ, chỉ tiêu quan trọng được chấp nhận…).

+ Những ý kiến bổ sung có ý nghĩa mới, sáng tạo, phù hợp, được Ban Chấp hành, Ban Thường vụ tiếp thu.

+ Một số băn khoăn, vướng mắc cần trình bày, giải đáp thêm.

+ Lời chào, cảm ơn, tuyên bố kết thúc hội nghị của người chủ trì (bế mạc).

Trong một số hội nghị của cấp ủy, Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, có một số nội dung được chuẩn bị để đưa vào nghị quyết thì bộ phận chuẩn bị phải dự thảo, xin ý kiến hội nghị. Người chủ trì hội nghị đưa ra thông qua nghị quyết (có trường hợp phải biểu quyết hoặc lấy phiếu hỏi để biểu quyết về các nội dung quyết định trong nghị quyết).

c) Hoàn chỉnh văn bản hội nghị

Sau hội nghị phải tiếp thu ý kiến của đại biểu phát biểu và tiến hành:

- Hoàn chỉnh báo cáo (nếu là văn bản dự thảo đưa ra hội nghị);

- Tóm tắt biên bản hoặc thông báo kết quả hội nghị;

- Hoàn chỉnh tập tài liệu hoặc kỷ yếu hội nghị;

- Đưa vào lưu trữ các tài liệu hội nghị.

Với hội nghị có quy mô lớn và có tầm quan trọng, sau khi kết thúc nên tổ chức họp để rút kinh nghiệm; cảm ơn các cơ quan và cá nhân đã tích cực góp phần để hội nghị đạt kết quả tốt.

4. Một số vấn đề cần lưu ý khi chuẩn bị và tiến hành hội nghị

- Chuẩn bị kỹ nội dung và gợi ý rõ thì hội nghị dễ thảo luận, ý kiến tập trung.

- Chỉ đọc các bài viết sẵn, không tranh luận và thảo luận thì đại biểu sẽ có cảm giác buồn tẻ.

- Nhanh nhạy gợi ý, hướng đại biểu suy nghĩ và thảo luận về những ý kiến còn khác nhau.

- Kết thúc ngắn gọn, rõ ràng để cho mọi người dễ nhớ, dễ làm.

- Tạo được không khí dân chủ, cởi mới sẽ được nghe những ý kiến trung thực, sâu sắc.

- Ở ngoài hành lang cũng có những thông tin bổ ích.

- Hội nghị nghèo thông tin, kém chất lượng là sự lãng phí công sức của nhiều người.

Trong xu thế đổi mới tổ chức và hoạt động của các ban dân vận các cấp, của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể theo hướng thiết thực, yêu cầu giảm họp, họp ngắn, thông tin nhiều thì việc chuẩn bị chu đáo cho hội nghị càng đặt ra bức bách hơn. Trước, trong và sau hội nghị có nhiều việc dành cho bộ phận tổ chức hội nghị phải đầu tư, suy nghĩ và đề xuất. Vai trò đặc biệt quan trọng là các đồng chí chủ trì phải khéo léo điều hành để hội nghị tiếp nhận được nhiều thông tin bổ ích, tạo không khí dân chủ, cởi mở, khi ra về, đại biểu nắm chắc thông tin để chỉ đạo thực hiện.