LUẬT LƯU TRỮ
(Toàn văn)
Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam;
Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ.
Chương
I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Luật này quy định về
quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ;
tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; lưu
trữ tư; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.
Điều 2. Giải thích từ
ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Lưu trữ là hoạt động lưu giữ
tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các
giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo
đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.
2. Tài
liệu là thông tin gắn liền với vật
mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật
mang tin. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và
tài liệu điện tử.
3. Tài liệu giấy, tài liệu trên
vật mang tin khác là tài liệu tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác.
4. Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập
ở dạng thông điệp dữ liệu.
5. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia
đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo
quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan.
6. Bản
sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, in, số hóa, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần
nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ.
7. Phông
lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia
đình, dòng họ, cộng đồng có mối quan hệ hệ thống và lịch sử.
8. Lưu
trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức.
9. Lưu
trữ lịch sử là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn
được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài
liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
10. Nghiệp
vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa,
tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
11. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ là dữ liệu chứa
thông tin cơ bản để mô tả về tài liệu lưu trữ và đặc tính của tài liệu lưu trữ,
làm cơ sở để tham chiếu, đồng bộ giữa các cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoặc các tập dữ liệu tài liệu lưu trữ khác nhau.
12. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu chủ của tài liệu
lưu trữ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập
nhật thông qua phương tiện điện tử.
13. Kho lưu trữ chuyên dụng là cơ
sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu
trữ khác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
14.
Lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân,
gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà
nước giao nhiệm vụ.
Điều 3. Áp dụng Luật
Lưu trữ và pháp luật có liên quan
1. Việc lưu
trữ tài liệu thuộc Phông
lưu trữ Nhà nước Việt Nam, tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt phải tuân
thủ quy định của Luật này, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều
này.
2. Trường hợp tài liệu lưu trữ được công
nhận là bảo vật quốc gia hoặc công nhận, ghi danh hình thức khác theo quy định
của Luật Di sản văn hóa và luật khác có liên quan thì ngoài việc thực hiện theo
quy định của Luật này, còn phải thực hiện theo quy định của Luật Di sản văn hóa
và luật khác có liên quan. Việc mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật
quốc gia ra nước ngoài do Thủ tướng Chính phủ quyết định.
3. Trường hợp luật khác có quy định khác
về thời hạn lưu trữ và trách nhiệm quản lý tài liệu lưu
trữ tại lưu trữ hiện hành thì thực hiện theo quy định của luật đó.
4.
Việc lưu trữ tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
5. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ,
cộng đồng quyết định việc áp dụng quy định của Luật này đối với lưu trữ tài
liệu lưu trữ tư không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
Điều 4. Nguyên tắc lưu trữ
1. Bảo đảm sự lãnh đạo
của Đảng Cộng sản Việt Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự
tham gia của xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng.
2.
Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá
trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích
hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
3.
Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy
định của Hiến pháp và pháp luật.
4.
Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt
Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế.
5.
Quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp quản lý theo lãnh thổ, bảo
đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của
tài liệu lưu trữ.
6.
Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu
trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.
Điều
5. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ
1. Xây dựng nền lưu trữ
Việt Nam hiện đại, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, hiện đại hóa nền hành
chính, phục vụ Nhân dân.
2.
Bảo đảm các điều kiện cần thiết cho lưu trữ. Ưu tiên nguồn vốn đầu tư công và
nguồn lực khác để hiện đại hóa lưu trữ, bảo đảm an toàn, toàn vẹn và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ.
3.
Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực lưu trữ chuyên nghiệp, phục vụ; đào tạo,
xây dựng đội ngũ chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực lưu trữ; thu hút nguồn nhân
lực chất lượng cao thực hiện hoạt động lưu trữ.
4.
Xây dựng xã hội lưu trữ, khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng
đồng bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
5.
Xã hội hóa lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân trong nước đầu
tư, kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Khuyến khích tổ chức, cá nhân tài trợ, tham gia
các hoạt động bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
6.
Tăng cường hội nhập và hợp tác quốc tế toàn diện về lưu trữ.
Điều 6. Ngày Lưu trữ Việt Nam
Ngày
03 tháng 01 hằng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam.
Điều
7. Giá trị của tài liệu lưu trữ
1.
Tài liệu lưu trữ là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, xã hội và cơ
quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử
của Việt Nam.
2.
Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn trong
các lĩnh vực của đời sống xã hội.
3.
Tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy
định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều
8. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép
hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan
có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.
2. Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm
mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ;
truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ.
3. Hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có
giá trị đặc biệt.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi
dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích
công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình,
dòng họ, cộng đồng; cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài,
ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.
Chương
II
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 9. Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam
1. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ
của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ
thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ
tư.
2. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận
Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của
Đảng Cộng sản Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quy
định cụ thể thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
3. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm
toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà
nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng
vũ trang nhân dân; nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu lưu trữ khác được
hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước, bao gồm:
a) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ
cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp Bộ, liên
khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; cơ quan, tổ chức
trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và tổ
chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; đơn vị
sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ quyết định thành lập; doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ,
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định
thành lập và tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; cơ quan, tổ chức
của chế độ phong kiến và chế độ xã hội khác tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ
năm 1975 về trước; nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Nhà nước;
b) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính
- kinh tế đặc biệt; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định
thành lập và cơ quan, tổ chức, cá nhân không quy định tại các điểm a, c và d
khoản này;
c) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
d) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
4.
Tài liệu lưu trữ tư bao gồm:
a)
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ,
cộng đồng;
b)
Tài liệu lưu trữ hình thành
trong hoạt động của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không thuộc
trường hợp quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;
c) Tài liệu lưu trữ hình
thành trong hoạt động của tổ chức phi chính phủ, tổ chức kinh tế không phải là
doanh nghiệp nhà nước.
Điều 10. Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1.
Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý và lưu trữ tài liệu
quy định tại khoản 2 Điều 9 của Luật này và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
2.
Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau đây:
a)
Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương;
b)
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại khoản 3 Điều này;
c)
Tài liệu lưu trữ dự phòng Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm tài
liệu lưu trữ dự phòng quy định tại khoản 3 Điều này.
3.
Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá
trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an,
Bộ Ngoại giao. Việc quản lý, lưu trữ tài liệu của tổ chức đảng trong các ngành
quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định của cơ quan có
thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
4.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
quy định tại điểm b và điểm c khoản 3 Điều 9 của Luật này và cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ của hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao
nhiệm vụ.
5.
Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và lưu trữ tài liệu
lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và tài
liệu lưu trữ khác theo quy định của luật có liên quan.
6.
Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu
trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có).
Điều 11.
Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ chỉ đạo xây dựng,
quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam.
Đối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ
trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chỉ đạo xây dựng, quản lý, vận hành.
2. Người đứng đầu Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối
cao, Kiểm toán nhà nước, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, cơ quan
khác ở trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo xây dựng và cập
nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương; cập nhật cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ
đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương.
4. Các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam được kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều 12. Quản lý tài
liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ hiện hành trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu
trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu
trữ lịch sử.
Lưu trữ hiện hành thực hiện các hoạt động xác
định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện
nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và
cấp tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ khác
theo quy định của pháp luật.
Lưu trữ lịch sử thực hiện hoạt động thu nộp,
xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định.
Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ
quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ chức
lại
1.
Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức bị giải thể, phá sản được chuyển giao cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý.
2.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 Điều này và quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ, trách nhiệm nộp tài
liệu vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ quan, tổ chức được tổ chức lại.
Chương III
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Mục 1
QUY ĐỊNH CHUNG VỀ
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Điều 14. Xác định giá
trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn
lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ.
2. Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá
trị tài liệu được quy định như sau:
a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch
sử, toàn diện và tổng hợp;
b) Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ
vào các tiêu chuẩn: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân
có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời
gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình
thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;
c) Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu
không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài
liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Điều 15.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn lưu trữ
hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao
gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ
trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề
án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn
khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.
3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn
là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy
định tại khoản này được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm
kể từ năm kết thúc công việc.
4. Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu
trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời
hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.
5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân
tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể
thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.
6. Căn cứ quy định tại các khoản 2, 3 và
5 Điều này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ
cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức mình.
7. Căn cứ quy định tại khoản 5 và khoản
6 Điều này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời
hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.
Điều 16.
Hủy tài liệu lưu trữ
1. Việc hủy tài liệu lưu trữ được thực
hiện đối với các tài liệu sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu
trữ;
b) Tài liệu lưu trữ trùng lặp.
2. Khi hủy tài liệu lưu trữ phải bảo đảm
hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được.
3. Thẩm quyền
quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung
ương quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan
tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ; người
đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của
Nhà nước ở cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định
của cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước
về lưu trữ;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không
thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu
trữ theo quy định.
4. Thẩm quyền
quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở
trung ương;
b) Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của
Nhà nước ở cấp tỉnh.
5. Việc hủy
tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định trình
tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ.
Điều 17. Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ
1.
Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy
định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng
yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật này.
2.
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.
3.
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm
nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.
Trường
hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ
năm nộp vào lưu trữ hiện hành.
4.
Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:
a)
Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;
b)
Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
c)
Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự
diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;
d)
Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 của Luật
này; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1
Điều 36 của Luật này.
5.
Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời
hạn và bảo
quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6.
Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ
được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
7.
Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu
điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
8.
Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin
khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.
Điều 18. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ lịch sử của Nhà nước
1.
Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung
ương được quy định như sau:
a)
Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân
tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Tổng
Thư ký Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.
Văn
phòng Quốc hội làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định
tại điểm này;
b)
Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước.
Văn phòng
Chủ tịch nước làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định
tại điểm này;
c) Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng Chính phủ làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy
định tại điểm này;
d)
Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Kiểm toán
nhà nước; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, trừ trường hợp
quy định tại khoản 3 Điều 10 của Luật này; cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc
Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực
chuyên môn;
đ)
Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công
lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, trừ đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh;
e)
Hội quần chúng ở trung ương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
2.
Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa
phương được quy định như sau:
a)
Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu
Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
Văn
phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ
sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
b)
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Văn
phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các
cơ quan quy định tại điểm này;
c) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện.
Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện làm đầu mối nộp hồ sơ, tài
liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
d)
Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; tổ chức trực thuộc
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp
công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp
huyện; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
quyết định thành lập;
đ) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
cấp xã.
Ủy ban nhân dân cấp xã làm đầu mối nộp
hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
e) Hội quần chúng ở địa phương do Đảng,
Nhà nước giao nhiệm vụ.
3. Trường hợp cần thiết, Thủ tướng Chính
phủ quyết định cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước không thuộc trường hợp quy
định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
của Nhà nước.
4. Trường hợp cơ quan, tổ chức quy định
tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thay đổi về tên gọi thì vẫn có trách nhiệm nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều này.
Điều 19. Quyền và trách
nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch
sử
1.
Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách
nhiệm sau đây:
a)
Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
b)
Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị
nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài
liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);
c)
Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có
ý kiến của lưu trữ lịch sử;
d)
Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định
của pháp luật.
2.
Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:
a)
Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
b)
Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;
c)
Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;
d)
Sưu tầm tài liệu lưu trữ;
đ)
Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào
lưu trữ lịch sử.
3.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục, việc thu nộp hồ sơ,
tài liệu và sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Điều
20. Yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ được bảo quản an
toàn, có các điều kiện công nghệ, kỹ thuật cần thiết để gìn giữ lâu dài và đáp
ứng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử phải
được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng.
2. Tài liệu lưu trữ phải được thống kê
theo quy định của pháp luật về thống kê.
3. Việc bảo quản, thống kê tài liệu lưu
trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
Điều
21. Kho lưu trữ chuyên dụng
1. Kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm kho
lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác và kho
lưu trữ số.
2. Kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng
đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, có công nghệ tiên tiến, trang bị đủ phương
tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để thực hiện hoạt
động nghiệp vụ lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Kho lưu trữ chuyên dụng phù hợp
với yêu cầu công nghệ bảo quản và đặc thù của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ.
4. Khu vực kho lưu trữ chuyên dụng
được tổ chức bảo vệ chặt chẽ, an toàn, theo quy định của pháp luật; trang bị đủ
phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quan sát, giám sát, phòng, chống
thiên tai, hỏng, mất, phòng cháy, chữa cháy và yếu tố khác có thể gây
thiệt hại đến tài liệu lưu trữ.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều
này.
Điều
22. Lưu trữ dự phòng
1. Lưu trữ dự phòng là
việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt để
sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.
Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong
tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử
dụng được.
2. Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối
với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ
bị hỏng.
3. Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng các yêu
cầu sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải bảo
đảm tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc;
b) Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng
sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được;
c) Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự
phòng có tính chất vật lý ít chịu tác động của điều kiện môi trường;
d) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được
bảo quản an toàn, riêng biệt
tại địa điểm khác với địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc;
đ) Sử dụng công nghệ, thiết bị tiên
tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng phù
hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ.
4. Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự
phòng thực hiện tạo lập, bảo quản và quyết định cho phép sử dụng tài liệu lưu
trữ dự phòng theo thẩm quyền.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều
23. Hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
1.
Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:
a)
Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;
b)
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
2.
Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử và bản sao tài liệu
lưu trữ không có xác thực.
Người
đứng đầu cơ
quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm trước pháp luật
về việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ có
xác thực.
Bản
sao tài liệu lưu trữ có xác thực của cơ
quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc đang bảo quản
tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
3. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy
định như sau:
a)
Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu
trữ hiện hành;
b)
Người đứng đầu lưu
trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ
lịch sử. Đối với tài liệu lưu
trữ tiếp cận có điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 25 của Luật này, người đứng
đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng sau khi có sự đồng ý của cơ quan
tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý
nhà nước về lưu trữ hoặc chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư.
4.
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết
khoản 1 và khoản 2 Điều này.
Điều 24. Mang tài liệu
lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
1.
Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
theo quyết định của người có thẩm quyền quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều
này và phải được hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn.
2.
Việc mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra ngoài lưu trữ
hiện hành, lưu trữ lịch sử của Đảng do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.
3.
Trừ trường hợp mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia ra nước
ngoài quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này, thẩm quyền mang tài liệu lưu
trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a)
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử
của Nhà nước ở trung ương ra nước ngoài;
b)
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu
trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh
ra nước ngoài;
c)
Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài
lưu trữ lịch sử để sử dụng ở trong nước;
d)
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài
lưu trữ hiện hành để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
4. Bộ
trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định
việc mang tài liệu của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao ra ngoài lưu
trữ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
5. Việc mang tài liệu lưu trữ có
chứa bí mật nhà nước ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 25. Tiếp cận thông
tin trong tài liệu lưu trữ
1.
Việc tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành thực hiện
theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.
2.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại
lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này, được tiếp cận thông tin trong tài
liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện theo quy định tại khoản 3 Điều này.
3.
Việc tiếp cận có điều kiện đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được
quy định như sau:
a)
Tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia,
lợi ích quốc gia, dân tộc, quan hệ quốc tế; trật tự, an toàn xã hội; đạo đức xã
hội, sức khỏe của cộng đồng được tiếp cận sau khi có ý kiến của cơ quan tham
mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà
nước về lưu trữ;
b)
Tài liệu lưu trữ tư đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được tiếp cận khi có sự
đồng ý của chủ sở hữu.
4.
Chính phủ quy định chi tiết điểm a khoản 3 Điều này.
5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ
phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử
của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt danh mục
tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp
tỉnh.
6. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an,
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều
kiện của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao.
Điều 26. Quyền và nghĩa
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin trong
tài liệu lưu trữ
1.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có các quyền sau đây:
a)
Được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời,
đúng quy định của pháp luật;
b)
Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa
học, lịch sử và nhu cầu hợp pháp khác;
c)
Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
2.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ có các
nghĩa vụ sau đây:
a)
Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ
khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b)
Trả phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
c)
Tuân thủ quy định của Luật này, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu
lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Mục 2
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI
LIỆU GIẤY
VÀ TÀI LIỆU TRÊN VẬT MANG TIN KHÁC
Điều 27.
Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin
khác
Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu giấy và tài liệu
trên vật mang tin khác phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại
Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.
Điều 28. Thu nộp tài
liệu giấy
1. Tài liệu giấy thu nộp vào lưu trữ
phải được lập thành hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Hồ sơ phải đáp ứng các yêu cầu sau
đây:
a) Các yêu cầu
chung đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quy định tại khoản 4 Điều 17 của Luật này;
b) Phải có tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu
hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, người lập hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian
kết thúc; đánh số tờ; lập danh mục tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.
Điều 29. Tài liệu lưu
trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số
1. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi
từ tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ số khi đáp ứng
các yêu cầu sau đây:
a) Thông tin trong tài liệu lưu trữ giấy
bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ số;
b) Có thông tin để xác định được hệ
thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu lưu trữ số;
c) Có dấu hiệu nhận biết đã được chuyển
từ tài liệu lưu trữ số và có chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực
hiện việc chuyển đổi.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thể
thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu
trữ giấy.
Điều 30. Nghiệp vụ lưu
trữ tài liệu trên vật mang tin khác
1. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật
mang tin khác phải phù hợp với tính chất của thông tin và tính chất vật mang
tin của tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu
lưu trữ trên vật mang tin khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử
dụng và phát huy giá trị.
Mục 3
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 31. Phạm vi áp
dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử
Nghiệp vụ lưu
trữ đối với tài liệu điện tử phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ
tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.
Điều 32. Tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.
2. Tài liệu
lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm:
a) Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số;
b) Bản số hóa tài liệu lưu
trữ.
3. Tài liệu
lưu trữ điện tử khác
là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu
trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ
điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ
khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín
hiệu số quy định tại khoản 2 Điều này.
Điều 33.
Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số
1. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số là tài liệu được tạo
ra, gửi, nhận, lưu trữ và sử dụng ở định dạng số.
2. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số phải đáp ứng các yêu
cầu sau đây:
a) Được xác thực số bởi cơ quan, tổ
chức, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài
liệu;
b) Bảo đảm toàn vẹn từ lúc khởi tạo hoàn
chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng. Tài liệu được bảo đảm toàn vẹn khi thông
tin chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình
gửi, nhận, lưu trữ hoặc hiển thị;
c) Được lưu trữ đồng thời với dữ liệu
chủ của tài liệu lưu trữ số;
d) Truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
Điều 34. Bản số hóa tài liệu lưu trữ
1.
Bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị
pháp lý như tài liệu lưu trữ được số hóa khi đáp ứng các yêu cầu sau
đây:
a)
Thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm toàn vẹn như thông tin
trong tài liệu lưu trữ được số hóa;
b)
Có khả năng truy cập và sử dụng;
c)
Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm
quyền xác thực.
2.
Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
a)
Cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu;
b)
Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo
ra tài liệu gửi đến;
c) Lưu trữ lịch sử xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ
thuộc thẩm quyền quản lý.
3. Bộ trưởng Bộ
Nội vụ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu
trữ.
Điều
35. Kho lưu trữ số
1. Kho lưu trữ số bao gồm hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần
mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số. Kho lưu trữ số phải
đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Hỗ trợ thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
b) Bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn
vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.
2. Hạ tầng kỹ thuật
bao gồm hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin.
3. Hệ thống phần mềm được thiết lập nhằm
thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo
quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và tạo lập, quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ.
4. Cấp độ an toàn hệ thống thông tin của
kho lưu trữ số được xác định và thực hiện theo quy định về cấp độ bảo đảm an
toàn hệ thống thông tin.
5. Kho lưu trữ số nhà nước được thiết
lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước
Việt Nam và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Nội vụ theo quy
định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này. Kho lưu trữ số nhà nước do Bộ Nội vụ
quản lý.
6. Kho lưu trữ số của Bộ, ngành, địa
phương được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản
lý của Bộ, ngành, địa phương.
Điều 36.
Thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết
giá trị
1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu
trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong
môi trường điện tử an toàn.
Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì
tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện theo quy định tại
các điều 17, 18 và 19 của Luật này.
2. Việc bảo quản tài
liệu lưu trữ số được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các
tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm tính toàn vẹn,
thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng
theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt;
b) Tài liệu lưu trữ số phải bảo quản an
toàn, toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, bảo đảm được xác thực lâu dài, khả
năng truy cập và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng
các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng;
c) Thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ của tài
liệu lưu trữ số như thời hạn lưu trữ của tài liệu lưu trữ số;
d) Tài liệu lưu trữ số được bảo quản
trong kho lưu trữ số theo đơn vị là hồ sơ hoặc tài liệu.
3. Việc sử dụng tài liệu
lưu trữ số được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng
thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu
trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
b) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng
thông qua bản dành cho người sử dụng. Bản dành cho người sử dụng được chuyển
đổi khuôn dạng, điều chỉnh cấu trúc,
cách thức hiển thị theo yêu cầu của công tác quản lý và nhu cầu tiếp cận của
người sử dụng, bảo đảm nội dung như bản gốc.
4. Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá
trị được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi
tài liệu đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu
trữ dài hơn trong cùng hệ thống;
b) Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết giá
trị phải đồng thời hủy toàn bộ dữ liệu chủ của tài liệu đó và tài liệu giấy đã
được số hóa (nếu có).
5. Căn cứ quy định của Luật này, Bộ
trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định
nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ số của ngành quốc
phòng, công an, Bộ Ngoại giao.
6. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng chủ trì, phối hợp với
các Bộ có liên quan xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn và triển khai giải
pháp về bảo mật, xác thực trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan Đảng, Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về cơ yếu, chữ ký số chuyên dùng công
vụ.
7. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
chi tiết các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này.
Điều
37. Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác
1. Nghiệp vụ lưu trữ
đối với tài liệu lưu trữ điện tử khác được thực hiện phù hợp với tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ điện tử đó.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử khác được chuyển đổi
sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát
huy giá trị.
Chương IV
TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÓ GIÁ TRỊ ĐẶC BIỆT
VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Mục 1
TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÓ GIÁ TRỊ ĐẶC BIỆT
Điều 38.
Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
1. Tài liệu lưu trữ có giá
trị đặc biệt phải đáp
ứng một trong các tiêu chí về nội dung quy định tại khoản 2 Điều này và
một trong các tiêu chí về hình thức,
xuất xứ quy định tại khoản 3 Điều này.
2. Tiêu chí về nội dung bao gồm:
a) Phản ánh lịch sử hình thành và phát
triển của quốc gia, dân tộc, của ngành, lĩnh vực;
b) Quá trình hình thành, xác lập và thực
thi chủ quyền lãnh thổ Việt Nam, biên giới quốc gia;
c) Công trình khoa học, sản phẩm tiêu
biểu của ngành, lĩnh vực;
d) Thân thế, sự nghiệp và đóng góp của
cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu;
đ) Tài liệu lưu trữ khác có tầm quan
trọng đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hoặc thế giới.
3. Tiêu chí về hình thức, xuất xứ bao
gồm:
a) Phương pháp, kỹ thuật trình bày đặc
sắc, có tính thẩm mỹ và nghệ thuật;
b) Đặc trưng, điển hình của thời kỳ lịch
sử;
c) Hình thành trong
hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, địa điểm hoặc tác giả.
4. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được lưu trữ dự phòng; được thống kê
và ưu tiên tổ chức sử dụng, phát huy giá trị.
Điều 39.
Trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức; người đứng đầu lưu trữ lịch sử và cá
nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng lập hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu
lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý,
sở hữu.
2. Hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt bao gồm:
a) Văn bản đề nghị công nhận;
b) Bản thuyết minh tài liệu lưu trữ;
c) Bản sao hoặc ảnh chụp tài liệu lưu
trữ thể hiện được các thông tin cơ bản của tài liệu;
d) Tư liệu, tài
liệu khác chứng minh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ (nếu có).
3. Không xem xét hồ sơ
đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trong trường hợp đang tranh chấp về
quyền sở hữu, quyền quản lý.
4. Thẩm quyền công nhận tài
liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được quy định như sau:
a) Bộ trưởng Bộ Nội
vụ công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ đang
lưu trữ tại lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, cơ quan trung
ương, doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức
ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư và
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc địa bàn quản lý, trừ trường hợp quy
định tại điểm a khoản này.
5. Người có thẩm
quyền công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quyết định hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
trong các trường hợp sau đây:
a) Phát hiện hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu
trữ có giá trị đặc biệt không khách quan, trung thực;
b) Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt không còn đáp ứng tiêu chí tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quy
định tại khoản 1 Điều 38 của Luật này.
6. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định trình
tự, thủ tục công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc
biệt.
Mục 2
PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 40. Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị
1.
Những tài liệu lưu trữ có các nội dung sau đây được phát huy giá trị bằng hình
thức quy định tại Điều 41 của Luật này:
a)
Lịch sử dựng nước, giữ nước, xác lập và thực thi chủ quyền; quá trình hình
thành, phát triển của quốc gia, dân tộc và giá trị truyền thống của đất nước,
con người Việt Nam;
b)
Các sự kiện tiêu biểu, dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát
triển của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước Việt Nam; các ngành, lĩnh vực, địa
phương; cơ quan, tổ chức thuộc các chế độ chính trị - xã hội; cá nhân, gia
đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử;
c)
Thành tựu tiêu biểu trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội
chủ nghĩa.
2.
Đối với tài liệu lưu trữ khác không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều
này, người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, cơ quan, tổ chức, lưu
trữ lịch sử chủ động phát huy giá trị bằng hình thức phù hợp.
Điều
41. Hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
1.
Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm:
a)
Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
b)
Công bố tài liệu lưu trữ;
c)
Triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ;
d)
Biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ;
đ)
Lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục;
e)
Các hình thức khác.
2.
Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật
này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 42. Công khai danh mục hồ sơ, tài
liệu lưu trữ
1. Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc trường hợp quy
định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này phải được
công khai trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của lưu trữ lịch
sử, cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.
2.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm công khai danh
mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Điều
43. Công bố tài liệu lưu trữ
1. Công bố tài liệu lưu trữ là việc cơ quan có
thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chính thức thông báo công khai toàn văn
hoặc một phần tài liệu lưu trữ cho công chúng.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết
định việc công bố tài liệu lưu trữ
thuộc thẩm quyền quản lý.
3. Lưu trữ lịch sử thực
hiện công bố tài liệu lưu trữ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quản lý
tài liệu.
Điều 44. Triển lãm,
giới thiệu tài liệu lưu trữ và
biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ
1. Triển lãm tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định
của pháp luật về triển lãm.
2.
Xây dựng các chương trình phát thanh, truyền hình, phóng sự, phim tài liệu, bài
viết, chuyên đề, chuyên mục định kỳ để giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các
phương tiện thông tin đại chúng và trên các phương tiện khác.
3.
Xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ được thực hiện theo quy định của
pháp luật về xuất bản.
Điều 45. Lồng ghép trong hoạt động của
cơ sở giáo dục
Khuyến
khích cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân lồng ghép việc phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ thông qua tổ chức sự kiện ngoại khóa, hoạt động giáo
dục ngoài giờ lên lớp, hoạt động trải nghiệm tại lưu trữ lịch sử; sử dụng tài
liệu lưu trữ có nội dung quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này trong hoạt
động giáo dục, đào tạo để giáo dục truyền thống cho học sinh, sinh viên.
Điều 46. Các hình thức
khác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
1.
Tổ chức các hoạt động giao lưu, tọa đàm, hội nghị, hội thảo, sự kiện giáo dục,
du lịch liên quan đến lưu trữ.
2.
Tổ
chức các cuộc thi tìm hiểu, phát triển các ý tưởng sáng tạo, ứng dụng công nghệ
thông tin, chuyển đổi số trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Kết nối, chia sẻ thông tin tài liệu
lưu trữ giữa các cơ quan lưu trữ trong nước và nước ngoài.
4.
Thiết kế, sản xuất vật phẩm, quà tặng, đồ lưu niệm.
Chương V
LƯU TRỮ TƯ
Điều 47. Quản lý lưu trữ tư
1. Lưu trữ tư được tổ chức, thực hiện phù hợp với quy
định của Luật này, quy định khác của pháp luật có liên quan và thông lệ quốc
tế, phù hợp với điều kiện cụ thể của tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng
đồng và theo nguyên tắc tự bảo đảm kinh phí hoạt động.
2. Lưu trữ tư để phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử, gìn giữ, phát huy giá trị truyền thống của gia đình, dòng
họ, cộng đồng và các giá trị khác của tài liệu lưu trữ, góp phần bảo tồn và
phát huy bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.
Điều 48. Chính sách của
Nhà nước để phát triển lưu trữ tư
1. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức của xã hội về ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.
2. Bảo hộ quyền sở hữu đối với tài liệu
lưu trữ tư; có biện pháp ngăn chặn, xử lý kịp thời hành vi phá hoại, chiếm đoạt, sử dụng trái phép
tài liệu lưu trữ tư.
3. Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia
đình, dòng họ, cộng đồng cung cấp
thông tin về tài liệu lưu trữ tư để
xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư, ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư cho
Nhà nước.
4. Hướng dẫn
nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ tư phục vụ cộng đồng. Hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị để tổ chức,
cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thực hiện lưu trữ tư phục
vụ cộng đồng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
5. Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ,
cộng đồng
đầu tư nguồn lực, phát triển lưu trữ tư phục
vụ cộng đồng.
6. Cung cấp
dịch vụ thẩm định giá trị tài liệu lưu trữ tư và công nhận tài liệu lưu trữ tư
có giá trị đặc biệt; nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư.
7.
Vinh danh, khen thưởng tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng
có thành tích, đóng góp cho lưu trữ.
Điều 49. Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ
tư
1. Sở hữu hợp pháp tài liệu lưu trữ tư.
2. Quản lý, bảo quản an toàn và sử dụng, phát huy hiệu
quả giá trị tài liệu lưu trữ tư.
3. Ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư.
4. Tổ chức lưu trữ tư phục
vụ cộng đồng.
5. Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài
liệu lưu trữ tư theo thỏa thuận.
6. Tiếp nhận, huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư.
7. Được Nhà nước vinh danh, khen thưởng theo quy
định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.
Điều 50. Ký gửi tài liệu lưu trữ
tư vào lưu trữ lịch sử
1. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng được ký gửi
tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ
lịch sử có quyền từ chối nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư khi thuộc một trong
các trường hợp sau đây:
a) Đang có
tranh chấp về quyền sở hữu hoặc quyền quản lý hợp pháp;
b) Tài liệu
không có khả năng bảo quản lâu dài;
c) Không phù
hợp với điều kiện bảo quản của lưu trữ lịch sử;
d) Vi phạm quy định về hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 8 của
Luật này.
Điều 51. Tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư
1. Tài liệu lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước
khi không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này.
2. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận tài liệu
lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước theo thẩm quyền, phạm vi quản lý tài liệu lưu
trữ.
3. Lưu trữ lịch sử quản lý, lưu trữ tài
liệu lưu trữ tư được tặng cho theo quy định của Luật này và quy định khác của
pháp luật có liên quan.
4. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng
đồng đã
tặng cho tài liệu lưu trữ được ưu tiên sử dụng miễn phí tài liệu lưu trữ đã tặng cho Nhà nước; được
vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.
Điều 52.
Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt
1. Tiêu chí
xác định và trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt
được thực hiện theo quy định tại Điều 38 và Điều 39 của Luật này.
2. Tài liệu
lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng theo quy định tại
Điều 22 của Luật này.
3. Tài liệu
lưu trữ tư có giá trị đặc biệt do tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng tự bảo quản
được Nhà nước hỗ
trợ việc bảo quản và phát huy giá trị khi tổ chức, cá
nhân, gia
đình, dòng họ, cộng đồng có yêu
cầu. Nội dung hỗ trợ bao gồm:
a) Phương
tiện, trang thiết bị để bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu lưu trữ;
b) Hướng dẫn,
hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;
c) Phối hợp
thực hiện các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
4. Việc ký gửi, tặng cho, mua bán tài liệu lưu trữ
tư có giá trị đặc biệt được thực hiện như sau:
a) Khuyến khích tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư
có giá trị đặc biệt cho Nhà nước. Nhà
nước mua tài liệu lưu trữ tư có
giá trị đặc biệt theo thỏa thuận;
b) Tổ chức,
cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng
đồng được ký gửi miễn phí tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc
biệt vào lưu trữ lịch sử theo thỏa thuận.
5. Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị
đặc biệt có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ ngay sau
khi thực hiện các giao dịch dân sự hoặc xảy ra sự kiện sau đây:
a)
Trao đổi, tặng cho, bán, để lại di sản
thừa kế tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt không thuộc trường hợp
quy định tại điểm a khoản 4 Điều này;
b)
Khi tài liệu lưu trữ bị mất, hỏng.
6.
Việc mang tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt ra nước ngoài phải đáp ứng
các điều kiện sau đây:
a)
Không ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân
tộc;
b)
Được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trừ trường hợp quy định
tại khoản 2 Điều 3 của Luật này.
Chương VI
HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ
Điều
53. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ
1. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
a) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ,
tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác;
b) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài
liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
c) Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
d) Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho
lưu trữ tài liệu;
đ) Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.
2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại
khoản 1 Điều này thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
3. Tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều
này phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;
b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực
hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ
phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
4. Tổ chức đáp ứng điều kiện quy định tại
khoản 3 Điều này được cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện
quản lý nhà nước về lưu trữ nơi đặt trụ sở cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện
kinh doanh dịch vụ lưu
trữ.
5. Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh
dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc
lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
6. Chính phủ quy định chi tiết khoản 3 Điều
này và quy định trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh
dịch vụ lưu trữ.
Điều 54. Phạm vi cung cấp dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân
1.
Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ lưu trữ bao gồm:
a)
Tổ chức có đăng ký kinh doanh dịch vụ lưu trữ được kinh doanh các hoạt động
dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều 53 của Luật này;
b)
Cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ được kinh doanh các hoạt động dịch
vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều 53 của Luật này.
2. Đơn vị sự nghiệp công lập cung cấp dịch vụ lưu trữ theo
thẩm quyền được giao.
Điều 55. Trách nhiệm
của cơ quan, tổ chức, cá nhân
1.
Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ đối với hoạt động dịch vụ
lưu trữ được quy định như sau:
a)
Bộ Nội vụ hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ trong
phạm vi cả nước; cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; giải quyết
khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b)
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động
dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt
động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách
nhiệm sau đây:
a) Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định
khác của pháp luật có liên quan;
b) Chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ lưu trữ, bồi
thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của
pháp luật;
c) Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu về việc
thực hiện dịch vụ lưu trữ;
d) Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả
thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
3. Cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo
đảm chất lượng và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ;
b) Quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp
đồng dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ;
c) Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
của Nhà nước phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho cơ quan thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ. Thời hạn gửi thông báo trước ngày 31
tháng 12 của năm báo cáo.
Điều 56. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
1. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá
nhân có đủ trình độ chuyên môn
và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ
lưu trữ.
2. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định
của pháp luật;
b) Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định
khác của pháp luật có liên quan; tuân thủ đạo đức nghề nghiệp;
c) Không được cho người khác thuê, mượn, sử dụng Chứng
chỉ hành nghề được cấp để hành nghề lưu trữ;
d) Xuất trình Chứng chỉ hành nghề và chấp hành các yêu
cầu về thanh tra, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
3. Điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao
gồm:
a)
Là công dân Việt Nam;
b)
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
c) Có bằng tốt
nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt
yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức.
Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu
trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này.
4. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây không
được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:
a) Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Đang chấp hành hình phạt tù; đang chấp hành biện pháp
xử lý hành chính đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt
buộc;
c) Đã bị kết án về một trong các tội liên quan đến an
ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật nhà
nước; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước.
5. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
được cấp lại trong các trường hợp sau đây:
a) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất;
b) Thay đổi thông tin cá nhân
trên Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
6. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
bị thu hồi trong trường hợp sau đây:
a) Không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều này;
b) Thuộc trường
hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu
trữ quy định tại khoản 4 Điều này.
7. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định việc kiểm tra nghiệp vụ
lưu trữ; quy định chi tiết việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu
trữ.
Chương
VII
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ
Điều 57. Nội dung quản
lý nhà nước về lưu trữ
1.
Xây dựng, ban hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch và chính
sách phát triển lưu trữ; văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật, chất lượng sản
phẩm, dịch vụ trong hoạt động lưu trữ.
2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ.
3. Quản lý công tác
báo cáo, thống kê về lưu trữ.
4. Quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ.
5. Đào tạo, bồi dưỡng,
phát triển nguồn nhân lực lưu trữ; định hướng chương trình bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ về lưu trữ.
6. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ.
7. Thanh tra, kiểm
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
8.
Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Điều 58. Trách nhiệm quản lý nhà nước về
lưu trữ
1.
Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
2.
Bộ Nội vụ là cơ quan đầu mối giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu
trữ; chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện quản lý nhà nước
về lưu trữ.
3. Bộ Công an, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của
mình, có trách nhiệm bảo đảm an ninh thông tin trên không gian mạng trong lĩnh
vực lưu trữ.
4. Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm xây dựng, ban hành tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin mạng trong lưu trữ tài liệu điện
tử, trừ nội dung quy định
tại khoản 6 Điều 36 của Luật này; phối
hợp với Bộ Nội vụ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, an
toàn thông tin mạng và giao dịch điện tử trong lĩnh vực lưu trữ.
5.
Bộ, cơ quan ngang Bộ, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện
quản lý nhà nước về lưu trữ.
6.
Ủy ban nhân dân các cấp, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
Điều
59. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm sau
đây:
a) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ,
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
b)
Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu
lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy
định của pháp luật;
c)
Chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành
phần, đúng thời hạn;
d)
Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối
với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.
2.
Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết
để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu
lưu trữ khi có nhu cầu.
3. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ
trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện trách nhiệm quy định tại các điểm a, b và d
khoản 1 Điều này và trách nhiệm sau đây:
a) Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý phù hợp với
cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ;
b) Lập kho lưu trữ chuyên dụng để
quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;
c)
Lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc phạm vi quản lý, trừ tài
liệu chứa bí mật nhà nước và hằng năm cập nhật, gửi Bộ Nội vụ.
4.
Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của pháp luật.
Điều
60. Kinh phí bảo đảm lưu trữ
Kinh phí bảo đảm lưu trữ của cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị -
xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, lưu trữ lịch sử do ngân sách nhà
nước bảo đảm và được sử dụng cho các hoạt động sau đây:
1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; sưu
tầm tài liệu lưu trữ;
2. Chỉnh lý, xác định giá trị, lập mục
lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
3. Bảo quản, lưu trữ dự phòng, bảo đảm
an toàn, an ninh thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ;
4. Số hóa, xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ;
5. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
chuyển giao công nghệ lưu trữ;
7. Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ;
8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ;
9. Xây dựng, bố trí kho lưu trữ; hạ tầng
kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ;
10. Mua sắm thiết bị, phương tiện lưu
trữ;
11. Hoạt động khác phục vụ lưu trữ.
Điều
61. Người làm lưu trữ
Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị,
Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp nhà
nước, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân được hưởng
chế độ ưu đãi ngành, nghề, công việc đặc thù, chế độ, chính sách khác theo quy
định của pháp luật.
Điều
62. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
1. Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực
hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi
theo quy định của pháp luật Việt Nam và phù hợp với điều ước quốc tế mà nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ
bao gồm:
a) Ký kết và tổ chức thực hiện điều ước
quốc tế, thỏa thuận quốc tế về lưu trữ;
b) Gia nhập các tổ chức quốc tế về lưu
trữ;
c) Xây dựng và thực hiện chương trình,
dự án hợp tác quốc tế về lưu trữ;
d) Trao đổi, hợp tác về quản lý lưu trữ
và nghiệp vụ lưu trữ;
đ) Phối hợp với cơ quan, tổ chức nước
ngoài tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ về Việt Nam;
e) Nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao
khoa học và công nghệ về lưu trữ;
g) Hợp tác trong việc bảo hộ tài liệu
lưu trữ của Việt Nam ở nước ngoài;
h) Hợp tác phát triển nguồn nhân lực và
trao đổi chuyên gia về lưu trữ;
i)
Trao đổi, chia sẻ tài liệu lưu trữ để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Chương VIII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 63. Sửa đổi, bổ
sung một số điều của các luật có liên quan
1. Bổ sung ngành,
nghề số thứ tự 229 vào sau số thứ tự 228 thuộc Phụ lục IV về Danh mục ngành,
nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện ban hành kèm theo Luật Đầu tư số
61/2020/QH14 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 72/2020/QH14, Luật số 03/2022/QH15, Luật số 05/2022/QH15, Luật số
08/2022/QH15, Luật số
09/2022/QH15, Luật số 20/2023/QH15, Luật số 26/2023/QH15, Luật số 27/2023/QH15,
Luật số 28/2023/QH15
và Luật số 31/2024/QH15
như sau:
229
|
Kinh doanh dịch vụ
lưu trữ
|
2. Bổ sung số thứ tự 10 vào sau
số thứ tự 09 mục V phần B của Phụ lục số 01 về Danh mục phí, lệ phí ban hành
kèm theo Luật Phí và lệ phí số 97/2015/QH13 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 09/2017/QH14,
Luật số 23/2018/QH14, Luật số 72/2020/QH14, Luật số 16/2023/QH15, Luật số 20/2023/QH15 và Luật số 24/2023/QH15
như sau:
10
|
Lệ phí cấp Chứng chỉ
hành nghề lưu trữ
|
Bộ Tài chính
|
Điều 64. Hiệu lực thi
hành
1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày
01 tháng 7 năm 2025.
2. Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, trừ trường
hợp quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1, khoản 5 và khoản 6 Điều 65 của
Luật này.
Điều 65. Quy định chuyển tiếp
1.
Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành:
a)
Trong thời hạn 10 năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và nộp vào lưu trữ lịch
sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình
thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã
trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành;
b)
Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài liệu hình
thành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành nhưng chưa được chỉnh lý theo
quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy
định của Luật này;
c)
Trong thời hạn 10 năm, lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài
liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định
của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
d)
Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định
của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ tư
vấn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Luật này được thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu quy định tại các
điểm a, b và c khoản này;
đ)
Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước có trách
nhiệm chủ trì, phối hợp với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã
nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Việc giải mật tài liệu lưu trữ đã nộp vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ
quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động thực hiện theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy
định tại khoản 2 Điều này.
2. Việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt
động quy định tại điểm đ khoản 1 Điều
này được quy định như sau:
a)
Người đứng đầu cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định việc giải mật tài liệu
lưu trữ trong trường hợp để đáp ứng yêu cầu thực tiễn bảo vệ lợi ích quốc gia,
dân tộc; phát triển kinh tế - xã hội; hội nhập, hợp tác quốc tế;
b)
Người đứng đầu lưu trữ lịch sử thực hiện các hình thức xác định việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp tài liệu
không còn thuộc danh mục bí mật nhà nước;
c) Không thực hiện việc giải mật tài liệu lưu
trữ trong trường hợp việc giải mật có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc.
3.
Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước đã nộp vào lưu trữ lịch sử trước
ngày Luật này có hiệu lực thi hành được
quy định như sau:
a)
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài
liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định
hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh;
b) Tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được hủy trong
các trường hợp sau: khi không cần thiết phải lưu giữ và việc hủy tài liệu không
gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc; nếu không hủy tài liệu sẽ gây nguy
hại cho lợi ích quốc gia, dân tộc;
c)
Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4.
Tài liệu lưu trữ có thời hạn được lưu trữ tại lưu trữ lịch sử trước ngày Luật
này có hiệu lực thi hành thì lưu trữ lịch sử tiếp tục lưu trữ cho đến hết thời
hạn.
5.
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp theo quy định của Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên Chứng chỉ.
6.
Đối với hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được hình thành trước ngày Luật này có
hiệu lực thi hành, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định
của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 nhưng không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030./.
Luật này
được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 21 tháng 6 năm 2024.
CHỦ TỊCH QUỐC HỘI
Trần Thanh Mẫn
File: Luật Lưu trữ